一、采購管理的特點

1、采購的復雜性

由于生鮮食品價格變動較大，這就造成采購人員市場采價困難，同時也增加了對采購人員吃拿回扣控制的難度；由于生鮮食品質量難以標準化，這使得采購部門對廠家的質量比對和控制困難，同樣也給采購人員降低質量以謀取個人私益留下了空間。由于季度性很強，再加上農業產品靠天吃飯所造成的產量不確定性，使得對生鮮食品采購的品種和數量的預測困難。

2、風險性

由于生鮮食品，特別是生鮮三果，經營成本、損耗大，操作復雜，如果采購管理不慎，就有可能使超市因經營生鮮食品而出現虧損。

3、規模性降低

由于生鮮食品保質期短，有的僅1-2天，再加上許多超市未形成規模經營，使得生鮮食品的采購半徑縮短，使得許多跨地區經營的超市門店自行采購商品，降低了連鎖經營在統一集中采購上所能獲得的規模效益。

二、采購的模式

1、分權式的采購組織(門店采購)

這種方式由各店商品部自行采購生鮮食品。

優點：采購具有相當彈性，較具市場針對性；價格由門店自定，機動性強，有較好的經營主導權；較能符合消費者需求。

缺點：較難發揮大量采購、以量制價的功能；利潤很難控制；無法塑造連鎖經營的統一形象。

分權式的采購組織，由門店自行采購，它多適用于門店之間分布較廣的連鎖企業，并且它適宜于保質期相對較短的生鮮食品，如蔬菜中的葉菜，鮮活水產等。

2、集權式的采購(總部采購)

此種采購組織是把采購權集中在總部，由專職的采購部門負責，采購權不下放。門店采購無決定權，但有建議權。

優點：連鎖店不負責采購，可專心致力于搞好門店銷售工作；可發揮集中議價功能，有利于降低采購成本；價格形象一致，利潤較易控制；促銷活動易于規劃，易掌握貨源。

缺點：門店工作彈性小，較難滿足消費者的需求；采購工作和銷售工作較易脫節。

總部采購是連鎖超市非食品以及食品中干雜食品的最常用的采購方法。在生鮮食品上，它較多地運用于門店較為集中的企業，特別是局限在某一城市的連鎖企業，在品種上，它比較適宜保質期較長的品種，如凍肉、冷凍水產等。

從采購的渠道可分為當地采購和跨地區產地采購：

1、當地采購：當地采購的生鮮商品主要是因為保鮮原因不適于遠途運輸的生鮮商品，采購渠道又可分為農產品批發市場和城市周圍農產品生產基地。生鮮商品的品類包括蔬菜中的葉菜類；按照政府規定必須從當地肉聯廠采購的鮮肉類產品；淡水養殖的鮮活水產品，部分副食產品(豆腐和豆制品，以及當地制作的新鮮糕點和熟食制品等)；各種半成品涼菜和切配菜等。

2、跨地區產地采購：跨地區產地采購的生鮮食品主要是可以在一定時間和距離內遠途調運，或者經過保鮮加工處理的生鮮的食品，它包括具有耐儲存、大批量大宗菜(大白菜、洋蔥、土豆和冬瓜等)；部分果實類水果(柑橘、蘋果、香蕉和箱裝水果等)；冷凍水產品；干鮮產品和保鮮封裝的加工制成品。

目前，超市生鮮區的經營品種很大程度上依靠當地的采購貨源渠道，其主要原因：一是由于大量非標準化的生鮮商品因保鮮問題，不適于遠途販運；二是超市生鮮區的銷售流量無法支撐批量采購，所以現在同一地區的超市生鮮經營經常會出現商品雷同化的傾向，超市生鮮經營的特色未能得到發揮。

然而真正能形成品種、價格和新鮮度等渠道優勢的還是產地采購，包括城市周圍農產品生產基地和跨地區的產地采購，這種渠道優勢的發揮會使超市生鮮經營更加生動，運作空間更加寬闊。但生鮮采購渠道優勢的發揮程度是與連鎖超市生鮮經營規模(銷售量)和生鮮供應鏈中配送體系的完善程度密切相關的。相信隨著農產品保鮮運輸問題的逐步解決和超市區域性連鎖規模的擴大，跨地區采購的品種和數量都會不斷增加，超市生鮮經營也會越來越豐富多彩。

三、生鮮食品采購程序

1、接洽供應商

坐等供應商上門是一種方法，但對于生鮮食品來說價格、品種變化較大。采購人員應主動前向批發市場、生產基地了解情況，這點對新開張的超市中顯得尤為重要。

要根據商品的不同類別將供應商進行分類，不同的采購人員接待不同類別的供應商，以提高洽談效率。

明確規定供應商應提交的有關資料：具體包括供應商的生產許可證、產品的有關證明文件等。

要求供應商提供樣品：在與供應商洽談時，可以要求供應商提供商品的實物樣品，以便采購人員檢查和判斷。

2、采價

采價就是超市采購人員在收到了供應商的產品報價后，到市場上了解同類產品的價格，與供應商的報價進行比較，來確定取舍。

3、議定價格

超市采購人員在采價后，要與供應商面對面地商定供應商品的價格。在商議前，采購人員要做一定的準備工作，通過各種途徑了解供應商向其他超市的實際供貨價，再具體分析本超市的經營優勢和劣勢，以增加自己在價格談判中的砝碼，為本企業爭取到最優的供應價格。

超市采購人員事先應該確定一個可接受的最高價格，超過這個價格就應該果斷地放棄，再尋求其他供應商。

4、將商品導入賣場

采購人員在確定了供應商以后，要將準備采購的商品經過規定的程序進行報批，一經通過就要著手導入市場的具體工作。

1） 根據超市的規定為商品確定一個代碼，以便對商品進行統一管理。

2)）建立商品檔案。要將商品的品名、規格、代碼、所屬部門等資料錄入超市的計算機系統中，便于經營者及時了解該商品的銷售情況，進行恰當的進銷調存決策。

3） 首次進貨。首次進貨必須由采購人員親自負責，集中進貨，熟悉采購通道，了解供應商的實情，一旦發現不妥，及時調整采購方案。

四、生鮮食品采購量的控制

生鮮食品按其保質期長短可分為二類：一是保質期較長的，可壓庫的商品，如冷凍食品；另一種是保質期較短，不能壓庫產品，需當日購進當日銷售，如各種鮮活食品。

1、可壓庫商品采購量的控制

1）最小庫存量。根據電腦資料中滾動的N天的銷售量計算出某一商品的日平均銷售量，再根據商品到貨和加工配送的周期來確定最小的壓庫天數。如果一張訂單發下去，3天內能到貨，再加上加工配送的時間2天，則壓庫時間為5天。

其計算公式：最小庫存量=某類商品日平均銷售量×(廠家將商品送達配送中心的天數+配送中心進行加工的天數+配送中心將貨送達門店的天數+賣場中陳列量可銷售的天數)

對一些沒有組建配送中心的連鎖企業，其計算公式為：最小庫存量=某類商品的日平均銷售量×(廠家將商品送達門店的天數+門店進行商品加工的天數+賣場中陳列量可銷售的天數)

2）最大庫存量：最大庫存量的確定要綜合考慮以下3方面因素：

①根據庫容量來確定。根據當前保鮮設備的容量來計算庫存量，如果一個冷庫可存放10噸食品，分攤給每種食品的庫存容量是多少即可算出，這就是最大庫存量。

②根據保質期來確定。其計算公式為：最大庫存量=(保質期一廠家將商品送達門店天數一門店進行加工的天數)×日平均銷售量。

③根據最大采購資金預算量來確定。其計算公式為：最大庫存量=預算資金÷商品單價

在最小庫存和最大庫存之間，超市可根據廠家發貨的批量大小以及相應的價格折扣、運輸費用來確定一個合理的量值作為每次采購的批量值。

2、鮮活食品的采購控制

鮮活食品不能壓庫，沒有最大最小庫存量的限制，必須力爭當天購進當天售出。其理論采購量等于日平均銷售量。

但實際超市運作中可能會有一些商品無法當日全部售出，因此，計算公式為：

采購量=某日銷售預測值一前日商品庫存值

鮮活食品一般采用簽訂永續訂單的形式，簽訂一張合同，可以分多次交貨。對于由總部(或配送中心)集中進貨的，總部有了永續訂單后，門店可以根據這張訂單來填補貨申請單，并實時傳到總部，總部經過審核后，將各個門店所需的鮮活食品的品種、數量匯總，然后發送給各個供應商。

五、生鮮食品采購合同的內容規定

1、配送問題的規定

生鮮食品主要是供給日常生活所需，要求商品周轉很快。此時如欲保證充分供應，就必須依靠供應商準時配送商品。因此，在配送方式、配送時間、配送地點、配送次數等方面，通常在采購時就要和廠商在合同中予以規定，并要清楚規定廠商若違反了規定必須承擔的責任。

2、缺貨問題的規定

若出現缺貨現象，必然會影響生意。因此應規定一個比例，要求廠商缺貨時應承擔的責任，以保證廠商能準時供貨。例如：容許廠商的欠品率為3％，超過3％時，每月要付1萬元罰金等。

3、商品品質的規定

進行商品采購時，采購人員應了解商品的成分及品質等是否符合政府衛生部門或工商行政等部門的規定。但因為采購人員的能力并不足以判斷各種商品的成分，因此在采購時，必須要求廠商在合同中作出保證符合政府法律規定的承諾，并提供政府核發合法營業的證明，以確保在商品銷售中不會出現問題。

4、價格變動的規定

生鮮食品價格變動較大，在鮮活食品簽訂永續訂單時，要對未來價格變動的處理作出規定，如在價格上漲時，要在調整生效前通知超市并經超市同意方為有效等。

5、付款的規定

采購時，支付貨款的日期是一種采購條件，在合同中須對付款方式有所規定。例如：對賬日定在每月的哪一天、付款日定在哪一天、付款方式等均要明確，并請廠商遵守。

6、退貨的規定

超市最頭痛的問題便是退貨，廠商送貨很快，但退貨卻不積極。但若不退貨，店的利益就會受損，因此必須制定退貨規定。比如規定出現哪幾種情況下可退貨、費用如何分攤等。

六、生鮮食品供應商的管理

1、廠商分類與編號

生鮮食品范圍比較廣泛，故應對廠商進行分類管理。比如分成果菜類的供應廠商、日配類的供應廠商，再依各類別編號，給予每一個廠商一個編號。這種編號大概4位碼就可以了。

2、廠商基本資料檔的建立

將每一廠商的基本資料，包括公司名稱、地址、電話、負責人、資本額、經營許可證、營業額等，建立成基本資料卡，由電腦存檔并管理。

3、各廠商商品臺賬的建立

對于同一廠商所供應的商品的進價、售價、規格、數量、毛利率等商品資料要建立臺賬，進價或規格有所變更時要及時修改。

4、廠商銷售數量的統計

對于每家廠商的產品的銷售量、銷售額必須予以統計，作為議價談判的籌碼。