之前曾經(jīng)跟大家在公眾號內預告過，近期有計劃寫一篇文章，專門來分享項目管理的經(jīng)驗。恰好最近辦了一件大事兒——結婚，用的就是項目管理的思路，所以，今天就斗膽以“準備一場婚禮”這件事兒來跟大家做這場分享。

一、什么是項目？

通過一段時間的努力，創(chuàng)造或提供一種獨特的產品、服務或結果。比如解決一個問題，實現(xiàn)一個結果等。

項目的特點是：一次性，有始有終（開始和結束時間）；可交付成果具有獨特性；實現(xiàn)某個具體的目標（成功標準）；項目受到一些約束（時間、質量、成本）；項目是由人執(zhí)行；分階段、滾動式的管理方法；經(jīng)常跨越組織邊界（跨部門）；通過計劃和控制來防止失敗。

二、什么是項目管理？

通過使用知識、技能、工具和方法來組織、計劃、實施并監(jiān)控項目活動，使之滿足項目需要。

項目管理的特點是：過程、管理系統(tǒng)、方法的集合；有效的計劃和控制；是對項目、項目群、項目組合的管理；項目管理既是管理科學，也是管理藝術。

一、項目啟動階段

啟動階段要做好項目需求的識別、確定項目的目標、定義項目干系人的期望、描述基本的項目范圍、選擇關鍵的項目組成員。

這個階段一定要弄清楚一件事兒——成功標準，這個標準要跟項目的干系人達成一致，不然，后面的很多工作，做了也可能白做。

項目經(jīng)理通常由老板指派，因為他要把控的是整體的項目推進，所以，一定是一個具備大局觀的人，此外，起碼要熟知項目推進過程中的大部分工作內容（過往的經(jīng)驗）。除了一些硬技能之外，還要具備軟技能，比如，領導能力、團隊建設能力、協(xié)調能力、溝通能力、激勵能力等。

項目啟動團隊的核心成員大部分是由項目經(jīng)理來挑選的，他們每個人必須是每個領域的專才，做事情能夠獨擋一面，通常是某個崗位的技能標兵或者掌握一定資源的人（如部門經(jīng)理）。

二、項目計劃階段

計劃階段最主要的就是規(guī)劃。一張項目啟動計劃表，至少要體現(xiàn)出來：工作事項、負責人、計劃開始時間、計劃完成時間、跟進狀態(tài)（正常、延遲、未開始、已完成）、備注（主要用來在回顧時做一些簡要的說明）。

達成項目的目標所需要做的關鍵事項，以及關鍵時間節(jié)點，稱之為項目里程碑（跟外企打交道的朋友應該熟悉milestone這個詞），它的重要性不言而喻，客戶或者老板因為平時工作較忙，他們關注最多的就是項目里程碑是否如期完成。一個項目啟動計劃中所包含的工作項，大約有20%屬于里程碑。

需要特別注意的是，項目啟動計劃一定要得到相應的項目干系人的批準。

除了項目啟動計劃之外，是要配套地制定更小范圍的輔助計劃表，這個計劃主要由各個工作項的負責人來制定。

舉個例子，比如某個人負責在規(guī)定的時間內招聘30人，這個工作項是體現(xiàn)在啟動計劃之中的，但對于招聘人員來講，如何達成呢？他就需要細化，比如確定用人部門的具體崗位需求、制作招聘信息、招聘信息在哪些平臺發(fā)布（線上招聘）、什么時間去做校招、什么時間去做社招等。

二、項目實施階段

實施階段要做好執(zhí)行計劃所需的資源的保證、定期組織會議和團隊成員開會、監(jiān)控各個模塊工作的推進情況、衡量各個負責人的績效、識別推進過程中所遇到的問題或者潛在的風險并及時解決、及時向項目干系人匯報進展。

有關資源保證方面，因為項目啟動團隊的成員都是從各部門抽調過來的，所以，他們在做事情時，話語權相對比較小，尤其是涉及到需要一些資源來支持時，可能不會被資源的提供者重視，這個時候，項目經(jīng)理就要及時站出來。

關于項目例會方面，由于平時每個人都是各自負責一塊，相互之間溝通的少，信息就會不對稱。而例會的作用，就可以讓大家都能知曉整個項目的進度以及最新的要求。當某個工作事項發(fā)生延遲/提前完成時，項目經(jīng)理就可以統(tǒng)籌安排，使各種資源得到最優(yōu)化的配置。

需要注意的是，對于一些突發(fā)事件或者可以預測到的風險，需要討論或者匯報時，千萬不要等到召開例會時再反饋，每個板塊的負責人，都有義務臨時發(fā)起會議，把損失降到最小。

向項目干系人匯報進度，大多數(shù)項目經(jīng)理都知道這件事兒比較重要。但很多人卻做的不夠好，比如，只挑成績匯報，不說問題；又如，覺得項目推進正常，沒必要匯報。這些都是錯誤的，匯報工作不光要報喜，最主要的要匯報現(xiàn)階段遇到的困難、你的建議，以及希望得到的支持，報喜不報憂有可能會造成整個項目的交付延遲，這對于項目干系人來講，是不能容忍的；不能因為推進的正常就不匯報，項目干系人希望所有的事情都可控，如果少了匯報的環(huán)節(jié)，他們會產生“失控”的焦慮，有可能會反過來找你問，這個時候項目經(jīng)理就比較被動了。

三、項目監(jiān)督階段

監(jiān)督階段主要是關注計劃與實施是否發(fā)生偏差，及時識別計劃的偏離，采取矯正措施以使實際進展與計劃保持一致；接受和評估來自項目干系人的項目變更請求；必要時重新調整項目活動、必要時調整資源水平；得到授權者批準后，變更項目范圍；調整項目目標并獲得項目干系人的許可。

計劃在推進過程中，難免會發(fā)生一些突發(fā)狀況，這都是可以理解的，作為項目經(jīng)理，如果是項目干系人的請求發(fā)生變更，就要及時調整項目目標和推進計劃。如果是因為執(zhí)行走樣，則要及時站出來進行矯正，尤其是要關注那種工作事項之間有先后順序的，比如只有招聘到了人以后，才能開展培訓工作，只有培訓合格才能上崗。那么如果招聘工作發(fā)生偏差，不及時調整，不及時協(xié)調更多的資源過來加強招聘的隊伍，那么后續(xù)的很多工作都會延誤。

另外，在監(jiān)督階段，如果發(fā)現(xiàn)有些負責人存在消極怠工等不負責任的情況，要及時叫停，必要時直接將此人踢出啟動團隊。

四、項目收尾階段

收尾階段要做好以下幾件事兒：和包含項目組成員在內的項目干系人一起評估項目過程/成果是否達到成功標準；對做的好的要給予獎勵，不好的給予處罰；總結項目的成功經(jīng)驗和教訓；撰寫項目總結報告；關閉項目啟動小組，成員回歸到各自的崗位中。

影響項目成功的因素如下：

項目的目標、范圍是否明確；是否獲得領導的積極支持；項目的組織是否健全、穩(wěn)定；是否建立了有序的、有效的、良好的溝通渠道；是否建立了良好的、積極的、團隊合作的氛圍；項目經(jīng)理的經(jīng)驗。

造成項目失敗的教訓如下：

缺少必須承擔的義務和方向；沒有項目策略上的一致性；不明確的目的/目標；組織與項目目標不一致；資源限制；不明確的職責；不斷變化的要求；不規(guī)范、低效的溝通。

一、婚禮籌備啟動

明確成功標準。在2018年8月18日，迎親、婚禮慶典儀式和答謝午宴順利圓滿。

確定項目范圍。我羅列了十個大的事項：婚禮籌備小組人員的確定及分工（人員）；資金預算管理（成本）；老家房子裝修布置；東北家人的往返出行及登封當?shù)氐氖场⑺蕖⒂瓮妫粏顓劝啵ㄎ乃囇莩鲫犖椋┎少彛挥H車隊采購；答謝午宴供應商采購（農村的流水席）；煙、酒、瓜子、糖等副食品采購；新娘首飾采購、化妝及衣服準備；婚禮當天的現(xiàn)場安排。

挑選項目成員。這里講求的就是因事設人，根據(jù)上面羅列的事項安排最合適的人選。

二、制定啟動計劃

啟動計劃表的表頭下方，要把成功標準清楚地寫出來，以便大家都清楚最終的目標。接下來就是根據(jù)十個準備事項來填寫對應的負責人以及計劃開始時間和計劃完成時間、完成狀態(tài)以及備注。

對于開始時間的把控，大家掌握好一個原則，對于能獨立開展的工作，盡量安排并行推進，這樣可以節(jié)省時間，比如嗩吶班的采購和迎親車隊的采購，這兩個事項就是獨立的，互不干涉，那就可以安排同時推進；對于有前后順序的，前一個事項盡量早點開始，這樣即使執(zhí)行過程中稍微有點延遲，起碼給自己留的還有富余量，不會影響大局。

三、各負責人推進

各負責人按照各自的分工，針對自己所負責的內容，細化出來輔助計劃并執(zhí)行。給大家舉兩個例子：

答謝午宴供應商的采購。負責人需要羅列出來：總共需要招待多少桌、每桌的餐費預算、餐食的標準（多少涼菜、多少熱菜、主食、飲料等）、全包還是半包、計劃約談哪幾家等。

對于迎親車隊的采購，需要羅列如下事項：主彩車/副彩車/其他迎親車的標準（主要是什么品牌的車、車型是轎車還是SUV、車輛的顏色）、主副彩車的裝飾標準、車輛裝飾的預算、迎親車的紅包標準、結婚當天的三個時間點明確（幾點到新郎家、幾點到達酒店、幾點到達婚禮儀式現(xiàn)場）等。

所列的事項要一項一項推進。

四、監(jiān)督計劃實施

因為我平時在天津工作，加上老家人不太習慣這種啟動計劃的方式，所以，關于婚禮的籌備進度，主要靠打電話了解。整個準備過程倒是沒有出現(xiàn)太大的變化，基本上都在可控的范圍之內。

在這里要特別補充一點，對于計劃執(zhí)行中可以預見到的風險，最好提前制定應急預案，比如天氣因素，這個是不可控的，尤其是在室外擺酒的情況，你不知道老天爺當天是晴還是下雨。

我們結婚那天就趕上了下雨，幸虧提前考慮到了，雖然多少會影響些心情，但不至于讓午餐擱置（真不敢想象當天如果沒有提前搭建雨棚，40多桌人在雨中吃飯是什么景象，那真的會很尷尬）。

五、婚禮結束收尾

婚禮舉辦的很成功，雖然天公不作美，但無論是東北的家人還是其他到場的鄰里鄉(xiāng)親，都對這次準備給予了肯定，很圓滿。婚禮結束，意味著籌備小組也隨之解散。當天下午和隨后的一天，我跟父親專程帶著禮物到各負責人的家中表示感謝。

今天的這份小結，也算是一份簡易的項目總結報告啦。

以上，希望對你有所幫助！

祝近安！

作者介紹：

馮銀川，85后丨央企物流總監(jiān)丨天津大學MBA丨馬拉松跑者。

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