數字化轉型話題越來越熱了，這說明低效率的工作模式是許多人的痛點。一些企業已經上了各種各樣的信息系統，但實際使用效果并不太好。

根據我多年的經驗發現，很少有人會贊揚自家的系統好用，更多的情況是吐槽系統“睿智”。今天的文章就來分析探討一下其中的原因。

一、造成系統不好用的原因有哪些？

我們先來了解系統是怎么搭建起來的。

信息系統都是預先開發好的，標準化的系統，并且是為了適用于大部分的運營場景而設計出來的。比如ERP軟件服務商在訪談了數以千計的客戶后，總結出了行業的最佳實踐，然后設計出了一套通用性強的系統，足以滿足80%的客戶需求。

另外20%是各個垂直細分領域的特殊情況，這些特殊性主要來源于產品、工藝、原料和銷售模式等，很難再協調成標準化的應用。

想要定制化開發，需要另外付錢，總體項目成本就可能會超出預算。另外定制化程度越是高，系統后期升級維護的費用也越高。

這套項目開發實施的方法論是久經考驗的，沒有問題的。為什么大家對系統還有許多抱怨呢？問題可能出在了這幾個方面。

一個信息系統項目的實施團隊主要是外部顧問和內部團隊，顧問都是富有經驗的，一般不會出大問題。

內部團隊由IT和業務部門組成實施小組，在他們之上還有項目總負責人，一般是公司高層，不具體參與項目，主要是提供各類的支持，協調內部資源。

業務部門的輸入非常重要，但這塊往往會被忽視。一些部門的負責人對項目不重視，對系統不了解，在項目開發階段提不出任何意見。

結果可想而知，系統上線以后，系統使用者發現一些別扭不合理的地方，想要更改應用，被告知需要增加費用。開局不利，大家對系統的第一印象就不太好了。

接下來又發生了什么？我們的商業場景發生了變化，而系統還停留在原地。一般是先有了流程，然后才有的系統，用句行話說，系統就是把流程固化下來。這樣的好處是使用者都能按照標準流程操作，確保運行的結果不會跑偏。

這條規則特別適用于公司內部流程，比如倉庫領料，應該是根據生產計劃，倉庫配料，然后送上產線，最后過賬，這樣庫存數量就不會出錯。

但是供應鏈有許多外部的協同，流程經常是會改動的，比如商品以前是賣給經銷商的，現在直發給消費者了，發貨的模式和流程變了，系統里的設計也應該更改。

可是所有的系統變動都是要收費的，其實這也很正常，想要修改應用，軟件服務商就需要投入人工，這就是成本，不可能免費來服務客戶。

但是用戶體驗就比較差，覺得服務商做什么事情都要收費，領導還不給批，最后只能忍一下，把系統線上操作改為線下手工操作，漸漸地就脫離了系統，于是就有了“這系統不好用”的負面情緒。

公司業務越來越多，運營也就越來越復雜，工作就要精耕細作，需要不同的系統來支持業務運行。如果是由不同服務商提供的系統，它們之間的數據庫可能是不互通的，員工在ERP里操作了一遍，還要在別的系統里再做一遍，產生了大量重復輸入數據的情況。

為了預防系統崩潰，確保數據準確性，還要在Excel里再做一遍手工賬，做到后來就是徹底暈了。昂貴的系統逐漸成了擺設，感覺還不如電子表格靠譜。員工對系統喪失信心，感覺越用越爛。

二、如何恢復對信息系統的信心？

1．端正態度，堅持使用系統

想要恢復對系統使用的信心，首先要端正態度。從上至下要有統一的思想，系統雖不太好用，但是依然要相信系統，畢竟它是參考了大量最佳實踐而開發出來的，在許多行業、企業里獲得了成功應用，必然是有它的道理在里面。

系統的架構者在設計的時候花了許多心思，我們需要在使用過程中進行探索，才能慢慢地理解其中的邏輯。不要因為大家說系統很爛，就人云亦云，放棄使用系統。

當我們在系統操作時發現問題的時候，有些人不去深究其中的原因，簡單地把問題歸咎于系統不好用。系統不會說話，不能為自己反駁，就成了背鍋俠。

我們應該從事實出發，通過數據分析，找出問題的原因，最后糾正錯誤。只有端正我們的態度才能開始恢復信心。

2．培訓員工的數字化思維

為了更好地使用信息系統，我們需要培養員工的數字思維。系統架構的應用之間是有邏輯關系的，而且非常縝密。

使用者在執行日常操作之外，還應該去了解一下系統的邏輯關系。為了做到這點，員工應該對數字有些感覺，慢慢地訓練邏輯思維能力。

我們可以從Excel的使用入手，逐漸來理解字段、工作表、數據匯總這些概念。大家不要小看Excel，默認這是所有人應該掌握的技能，從實際情況上來看，許多人的Excel技能還停留在初級階段，可能連排序都不太會用，更別說是稍微復雜一點的公式和數據透視。

通過熟練掌握Excel，然后進階學一點點數據關聯，對于理解系統背后的邏輯是非常有幫助的，這需要有一個循序漸進的訓練過程。員工的數字思維能力培養起來了，面對系統應用也就更有信心，能夠主動、準確地提出合理的改進意見，逐漸完善系統的功能。

3．堅持Single source of truth的原則

Single source of truth就是單一數據源，經常有這種情況，我們在一個系統或表格里輸入了一遍數據，但還需要在另一個地方重復一遍輸入動作，這是毫無意義的重復勞動，純屬浪費。

造成這種現象的根源是數據之間不能互通，對于數據量較少的情況，手工做一下可以接受。但遇到數據量很大的情況，你怎么辦？

我們應該思考如何只需要輸入一次數據，就可以同步到關聯的表單之中。Single source of truth可以簡化工作，提高效率和數據輸入的準確性。培養這種思維也屬于數字思維的一部分，需要多加練習。

部門管理者應該深度了解系統之間的數據傳輸問題，幫助員工解決操作上的困擾，有些系統改進花不了多少錢，但效果很好。主動地消除使用上的問題，比如數據源，就能夠提升員工對信息系統操作的積極性，重拾對它的信心。

我們很容易會陷入信息化、數字化的誤區，認為現有的系統不好用，就開始自暴自棄，不再信任系統，或是盲目追求最先進的技術，沒有意識到數字化的基礎還不牢固。我們需要經常反思，找出問題，認清方向，重歸數字化正確的大道。