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一個機會

2017年12月6日，星期三，天寒地凍。

這幾天小明過得挺輕松，因為皮經理休假，部門的工作節奏自然緩慢了下來。就在小明想著下班后去哪吃飯的時候，手機鈴聲突然響了起來。是皮經理打來的。“一定有什么著急的事情。”小明心想，于是趕忙接聽。

“最近忙不忙？”皮經理在電話那頭客氣地詢問。

面對這個職場通用問題，年輕的小明已經知道如何回答。

“工作一般都能在8小時內完成，偶爾需要加班。”這么回答，既顯得自己能夠勝任工作，又顯得工作量剛好飽和。

“不錯，我剛才接到質量部的通知，明天要內審，為期三天。你做過經理助理，對部門的流程和文件熟悉，你能代我做好吧？”

小明本能地想要推脫，但是轉念又一想，這是一個很好的了解企業內審的機會。

“好啊，我可以學到很多東西。”小明直言不諱。

“我相信你的能力，重點是內審員要記錄什么，你就提供什么，應該沒有什么問題。”皮經理說得就像自己把部門管理得天衣無縫似的。

“這就好。”小明雖然表面迎合，但是心里沒底，因為他很清楚，部門內有些員工根本就不做文件管理，不出問題才怪。

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內審會議

第二天，事先安排好的內審會議開始了。

“小明，請您說說采購部都有哪些管理文件？”內審員非常專業，按照既定的流程開始審核。

“你問這個干什么？”小明不解。

“你是采購部管理者的代表，你應該知道部門依據什么來管理。”內審員頗有不悅。

“哦，我們有《供應商管理手冊》和《供應商準入制度》。”小明僅憑日常工作中接觸到的管理文件回答。

“你說得很對。能給我講一講它們的內容嗎？”內審員在不動聲色地考驗小明。

“《供應商管理手冊》包含尋源、競價、合同、供應商績效考核等內容，而《供應商準入制度》包含供應商的分類和準入審批流程。”

“非常好。那么請問，采購部的合格供應商名錄放在哪里？”內審員其實已經感覺到小明并不十分熟悉管理文件的內容，所以繼續追問。

“這個我不清楚。”小明實在想不起來，不敢亂說。

“這是一份受控文件，意味著發布的版本已經保存在公司的文件管理系統中。”內審員好心說道。

“哦，學到了。”小明感到很不好意思。

“既然管理文件清楚了，接下來就要檢查記錄是否規范。首先，我還得向您請教，采購部都有哪些記錄文件？”內審員講話雖然客氣，但是鋒芒畢露。

“這個我知道的，有以下記錄: 

(1)保密協議; 

(2)供應商自評表; 

(3)供應商的ISO 證書; 

(4)質保協議; 

(5)供應商準入批準; 

(6)圖紙發放記錄; 

(7)訂單; 

(8)合同; 

(9)首件檢驗報告; 

(10)APQP; 

(11)PPAP; 

(12)供應商審核報告; 

(13)審核問題關閉記錄。”

小明畢竟做過采購助理，對記錄文件非常熟悉。

“這次回答得很完整。那么，接下來我要抽檢了……”

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及時發現問題

三天的內審很快過去，由于記錄填寫不規范等問題，采購部被抓了個現行。皮經理在管理會上只能表態說虛心接受內審結果，立即開始整改。

得知此事后，小明非常自責，認為是自己把內審搞砸了，不好意思見皮經理。看到小明的精神狀態不好，皮經理主動找到小明說：“這次內審，我對你的表現最滿意。”

“捅了這么大的簍子，您不罵我就行了。”小明心想，皮經理真會開玩笑。

“絕對沒有，我是這么看的，在內審時盡量多地暴露問題，要比在外審時被發現問題強上百倍。也怪我平時只抓業務，疏于管理，導致這么多記錄填寫得不完善，是該讓相應的采購員重視起來了。”皮經理很善于反思。

“接下來，你要與每一位采購員做一次100%的檢查，確保補齊記錄。”想清楚后，皮經理立即給小明指派任務。

“謝謝領導信任，我也想把問題徹底解決。順便，我還想把記錄的電子化存檔做起來,收集和管理紙質記錄太過繁瑣。”

“很好的想法，放手干吧，我等著你的好消息。”皮經理滿意地笑了。