“最近看到太多小伙伴仍舊因為所謂的“溝通”問題被困擾,所以還是不得不來老生常談。也希望大家的工作在這個美好的春天三月里,都能夠有個如魚得水的開場。“
現代企業的崗位角色中都會談到跨部門溝通,其實說白了,就是讓你去搞定其他部門,跟你沒有匯報關系,也沒有共同領導的同事或者上下級,但是要把事情做成,就必須要去得到這些相關部門和相關崗位的支持。筆者親身經歷,總結出成功的跨部門溝通實戰核心不外乎十六字要訣:
“撥云見日,熙熙攘攘,步步為營,禮尚往來”。
聽起來可能有點玄學,可能有些管理課本上還會有各種深奧的名詞來告訴你1,2,3,4等等方法:諸如積極有效的溝通方式,如何破除部門墻,要找到利益交叉點此類。其實只要我們先弄清楚跨部門溝通的核心在哪里,便可以觸類旁通,結合實際工作場景來靈活運用了。
首先,跨部門溝通的核心,首先在“跨”。要搞清楚“跨”的是什么,這里需要提示的是,兩個部門的負責人之間,是不是先鋪墊好了?項目管理思想中會去用立項和PMO來對“跨部門項目”提供支持。但是如果你的公司不是項目管理制度,或者你要做的這項事務也不是什么項目,那么你需要先考慮兩個部門是否平時合作愉快?高層之間有沒有較大的分歧?把這些都梳理清楚再去跨,要比直接跨過去碰一鼻子灰強。
其次,搞清楚“跨”的目的是不是對多方有利。正所謂”天下熙熙,皆為利來,天下攘攘,皆為利往“,如果你去跨的目的僅僅是為了實現本部門利益最大化,而過程中需要其他部門“付出”很多時間和精力,而在結果上又不能提現出其他部門的“貢獻”,那么這種“跨”的結果通常都不如預期。這是人性,一點都不難理解,誰會沒事去做跟自己利益無關的事?更何況是跟自己KPI無關的事?也許這事兒最終對公司整體好,但是換個狹隘的角度,也都是你在牽頭做,配合你的人短期看來什么好處都沒有,反而會需要各種來支持你而“浪費”時間。所以,在搞清楚關聯利益方的同時,分析出這件事情的影響,用同理心去做溝通,才會有成功的希望。如何讓整件事情看起來對大家都有利,如何讓別人配合你做事,這才是特別考驗”溝通“的地方。這種溝通并不是讓對方理解你為什么要去做這件事,不是用威逼的手段”警告“對方如果不配合你做這件事會對他們有什么樣的”懲罰“,而是真正要讓對方切實感受到做這件事情對其他部門的”好處“,或者用迂回的方式,交換利益,你配合我做A項目,我配合你做B流程。這樣才是可以真正”溝通到位“的地方。
另外,要時時把溝通的戰果做記錄并與對方達成理解上的一致,做好記錄,做到“步步為營”。好不容易打開局面,也獲得了對方的支持和理解,記得趕緊趁熱用會議紀要或者更新郵件給所有相關單位來同步溝通進度,取得理解上的一致。這一點是在實際中很容易被忽略的要點。最后埋的坑總是會回到“我以為當初大家都說清楚了,但是…”這個死循環上面糾纏不清,其實就是少了“當初”趁熱紀錄這一步。
最后,切記不要做職場“勢利眼”,注重結果的同時不要忘記“善后點贊”。跨部門溝通很多時候是需要及時反饋的。有些人“跨”完了,自己工作是做完了,達到項目或者任務目的了,但沒有給出合作伙伴任何反饋,非但沒有對整件工作做總結,也沒有與當時溝通的其他部門的人去及時同步事件進展。真的把別人都當“工具人”,用完就扔。這種做法是非常不可取的。禮尚往來,往而不來,非禮也;來而不往,亦非禮也。別人支持了你,要在禮節上認認真真地感謝別人。常規做法是要么在任務完成時做個總結性的郵件Update,同時感謝在這個過程中給予支持的莫某某與其上級,一方面表示了感謝,側面也體現了你的Leadership。正所謂“低調做人,高調做事”, 別人哪怕舉手之勞,也要認認真真感謝人家,今后再“跨”的時候就會容易很多。
但是,這些實踐還有一個大前提是,你做為跨部門的溝通的主角,一定要勇敢擔起整個溝通的責任,并為之負責到底。無論過程中遇到什么障礙,吃了閉門羹也好,碰了一鼻子灰也罷,甚至被誤解被否定,也要有不達目的不罷休的韌性,主動積極,樂觀熱情,相信任何與你溝通的伙伴也會被你感染的。
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